Để khai thác, sử dụng hiệu quả các phương tiện truyền thông. Phòng Truyền thông đề xuất ưu tiên thực hiện đối với các chương trình lớn cấp trường (lễ lớn, hội thảo khoa học,…)
- Bước 1: Các đơn vị có nhu cầu xây dựng kế hoạch truyền thông hoặc xây dựng nội dung truyền thông dự kiến đính kèm kế hoạch thực hiện các chương trình và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Các nội dung xây dựng phải phù hợp với thông số kỹ thuật của các phương tiện truyền thông tại mục 1 và 2.
- Bước 2: Các đơn vị có nhu cầu gửi về phòng Truyền thông kèm kế hoạch đã được phê duyệt các nội dung công việc truyền thông, quảng cáo đề xuất, các nội dung, bài viết, hình ảnh, ấn phẩm… (nếu có) trước ngày diễn ra hoạt động ít nhất 03 ngày làm việc.
- Bước 3: Phòng Truyền thông tiến hành thẩm định nội dung và hình thức đảm bảo các yêu cầu chung của Trường và không vi phạm quy định pháp luật, quy định này trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận yêu cầu. Trường hợp nội dung kế hoạch phức tạp hoặc giới hạn nguồn lực, Phòng Truyền thông có thể gia hạn thời gian thẩm định nội dung 01 lần không quá 03 ngày làm việc.
- Bước 4: Phòng Truyền thông phản hồi các đơn vị theo một trong các phương án sau đây:
+ Phương án 1: Đồng ý thông qua và phối hợp thực hiện hoặc thực hiện theo kế hoạch đã được duyệt của đơn vị tổ chức hoạt động truyền thông, quảng cáo đó.
+ Phương án 2: Đồng ý nhưng cần điều chỉnh theo hướng dẫn và gửi lại Phòng Truyền thông nội dung cập nhật trong thời hạn 02 ngày làm việc.
+ Phương án 3: Từ chối thực hiện hoặc không thông qua kế hoạch truyền thông, quảng cáo có kèm lý do và hướng dẫn khác cho đơn vị tổ chức hoạt động.
- Bước 5: Trường hợp việc thực hiện kế hoạch truyền thông, quảng cáo đã được duyệt có làm thay đổi tạm thời hiện trạng không gian Nhà Trường, sau khi kết thúc hoạt động theo kế hoạch đơn vị yêu cầu phải tiến hành tháo dỡ nội dung, ấn phẩm và/hoặc khôi phục hiện trạng không gian Nhà Trường như khi tiếp nhận và thông báo về Phòng Truyền thông nắm thông tin.
Một số lưu ý:
- Ngoài các phương tiện và vị trí truyền thông liệt kê tại mục 01, 02 các đơn vị thuộc, trực thuộc trường không được tự ý thực hiện truyền thông tại các khu vực, vị trí, công cụ trong phạm vi trường. (Trường hợp cố tình vi phạm sẽ bị xử lý và buộc tháo dỡ, khôi phục hiện trạng ban đầu hoặc nghiêm cấm hoạt động truyền thông của đơn vị cho những lần tiếp theo)
- Phòng Truyền thông là đơn vị đầu mối và đảm bảo mọi mặt hình ảnh, truyền thông, quảng cáo trong phạm vi trường.
- Các chi phí thiết kế, in ấn, chi phí thi công, lắp đặt hoặc chi phí khác liên quan đến hoạt động truyền thông do đơn vị có nhu cầu truyền thông chi trả, thanh toán.
- Các trường hợp khác chưa được quy định tại thông báo này sẽ do Ban giám hiệu quyết định phê duyệt thực hiện tùy thuộc tình hình thực tế.
Thông tin liên hệ hỗ trợ
- Email đơn vị: phongtruyenthong@uel.edu.vn | 028 3724 4555 (ext: 6551).
- Nhân sự phụ trách: ThS Nguyễn Đức Bình – 0934 939 666 – binhnd@uel.edu.vn
- Văn phòng: Phòng Truyền thông, Phòng A.201, Tòa nhà A.